Jak pisać dobre maile? 11 nawyków które warto przełamać.

Komunikacja przez e-mail jest zdecydowanie jednym z najważniejszych elementów naszej codziennej pracy. Od profesjonalizmu naszych wiadomości często zależy nasz wizerunek w oczach współpracowników, partnerów biznesowych czy klientów. Poniżej przedstawiamy 11 nawyków, które warto przełamać, aby nasza komunikacja e-mailowa była jak najbardziej efektywna.

1. Zbyt długie wiadomości.

Chociaż czasem jest to nieuniknione, zazwyczaj warto starać się pisać krótko i na temat. Zbyt długie wiadomości mogą sprawić, że odbiorca poczuje się przytłoczony ilością informacji i ostatecznie nie przeczyta naszej wiadomości.

2. Nieodpowiedni ton wiadomości.

Ton naszej wiadomości powinien odpowiadać sytuacji i odbiorcy. Pamiętajmy, że w komunikacji e-mailowej nie mamy do dyspozycji tonu głosu czy mimiki twarzy, dlatego łatwo o nieporozumienia. Dlatego ważne jest, aby nasz ton był jasny i zrozumiały.

3. Brak podpisu.

Podpis w e-mailu to nasza wizytówka. Powinien zawierać nasze pełne imię i nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe. To podkreśla nasz profesjonalizm i ułatwia odbiorcy skontaktowanie się z nami.

4. Zbyt wiele załączników.

Jeżeli mamy do przesłania wiele załączników, warto zastanowić się nad tym, czy nie lepiej będzie je wysłać w kilku osobnych wiadomościach lub skorzystać z zewnętrznych narzędzi do dzielenia się plikami.

5. Niewłaściwy tytuł wiadomości.

Tytuł wiadomości powinien precyzyjnie informować o jej treści. Dzięki temu odbiorca z łatwością zrozumie, czego dotyczy nasza wiadomość.

6. Brak odpowiedzi.

Brak odpowiedzi na e-mail to poważne faux pas. Nawet jeżeli nie mamy czasu na pełną odpowiedź, warto napisać krótką wiadomość informującą, że otrzymaliśmy e-mail i odpowiemy na niego, kiedy będziemy mogli.

7. Zignorowanie załączników.

Jeżeli ktoś wysłał nam e-mail z załącznikami, warto potwierdzić, że je otrzymaliśmy i możemy je otworzyć. To po prostu grzeczność.

8. Zbyt wiele odbiorców.

Wysyłanie jednej wiadomości do dużej liczby osób często bywa źle odbierane. Jeżeli to możliwe, warto napisać osobne e-maile do każdej osoby.

9. Zbyt wiele informacji w jednym mailu.

Stosuj zasadę jednej myśli na jeden mail. Dzięki temu twoje komunikaty będą bardziej przejrzyste i efektywne.

10. Wykorzystywanie wielkich liter.

WIELKIE LITERY W WIADOMOŚCI E-MAIL SĄ TRAKTOWANE JAK KRZYK. Dlatego unikaj ich, chyba że naprawdę chcesz podkreślić coś bardzo ważnego.

11. Zbyt częste wysyłanie wiadomości.

Nie przesyłaj więcej maili niż to konieczne. Zbyt duża ilość wiadomości może irytować odbiorców i sprawić, że twoje maili będą traktowane jako spam.

Podsumowując, pisanie dobrych e-maili to nie tylko kwestia treści, ale też formy. Zastosowanie powyższych rad pomoże ci poprawić swoje umiejętności komunikacyjne. Pamiętaj, że każdej reguły można się nauczyć, a dobry e-mail to przede wszystkim taki, który jest czytelny, zrozumiały i skierowany bezpośrednio do odbiorcy.